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June 20, 2010

ライフハック:忙しい時はまず金魚の水槽を洗え!

しばらく前に、急に仕事で日本に行かなければいけなくなった。日本での仕事の準備、こちらでやる予定だった仕事の再調整などが重なって、短期間に片付けなければならない仕事が多すぎで、どこから手をつけて良いのかわからず呆然とする状態になってしまった。

金魚の水槽の水が濁り始めていてそろそろ掃除をしなければいけないのには気がついていたが、今回は出張から戻るまで我慢してもらうしかなさそうだと諦めていた。金魚には悪いがプライオリティは低い。水槽を洗わないと決めると、水槽の前を通りすぎる度にその事が気になったが、仕方ないものは仕方ない。大事な会議の資料もまだ半分もできていないのに、水槽を洗ってる暇はない。

いよいよ出張3日前になって、とても全ての仕事が片付くとは思えず、気ばかり焦って仕事が効率的に進められない状況に陥った。そこで、投げやりに一旦仕全ての仕事を中断して、金魚の水槽を洗うことにした。

30分ほど時間をかけて、いつも通りの手順で丁寧に水槽を洗った。過去5年以上毎週している作業なので。目をつぶっていてもできる。手順も最適化されていて、水槽を吹き上げるペーパーの枚数まで決まっている。次回の掃除のためのフィルタの準備から、濡れる箇所に予め敷く新聞紙の準備までいつも通りの作業に没頭し、水槽をきれいにした。

水槽の水がクリアになって、再びデスクに戻ると、さっきまでの慌てぶりがウソのように段取りが見えてきて、あきらめかけてきた仕事が一気に片付いた。出張前夜には無理だと断っていた娘のオケのコンサートにも行くことが出来た。

一体何があったのか。金魚の水槽の掃除効果を分析してみる。

・やり慣れた作業を完遂し、効率良く仕事をこなすモードに切り替わった
・仕事をやり遂げる自信がついた
・単純作業に没頭している間、仕事の手を休めて段取りを考えることができた
・気がかりな事が一つ片付いて気が楽になった
・金魚の水槽が綺麗になって金魚が気持ちよさそう


というわけで、それ以来やるべき事が沢山あり過ぎると思えたときにはまず金魚の水槽を洗うようにしている。おかげで、我が家の金魚の水槽はいつもピカピカだ。


あなたにとっての、金魚の水槽はなんですか?

June 17, 2010

電話キライ

ご存知の方も多いかと思いますが、私は公私共にあまり電話にでません。

番号非通知や、知らない番号の場合はまず留守電に応答させます。
そうでなくても、仕事中は着信音を切っていて、バイブにもしないため、鳴っても気がつかないことが多いです。何度も電話をくれる方、ごめんなさい。

私と連絡を取りたい場合は、メールtwitterなどの方が電話より100倍速く反応します。

留守電が入っているのに気がつくとメッセージを確認して、必要ならメールやチャットなど他の手段で返信し、どうしても急用の場合や他の通信手段が無い相手にだけ渋々電話をかけます。

ビジネスをしていて、電話にでないとか致命的なんですが、それでもあまり出ません。こちらからもほとんどかけません。テクニカルサポートもできるだけメールやチャットを利用してもらうようにしています。その方がリンクや添付ファイルなども送受信できる上に記録が残るのでお互い便利です。

言い訳ではありませんが、電話という通信手段は前時代的になりつつあると考えており、他の通信手段がもっと普及すればいいなあ、と考えつつ電話にでない生活を続けています。


なぜ電話がキライかというと、こちらが何をしているかに構わず、いきなりインタラプトしてくるからです。(電話をくれるあなたに悪意がないのはよく知っていますので、気にしないでくださいね)、そして用件を投げつけられ即答しなければいけない。さらに、通話の内容の記録が残らない。ファイルやURLを添付できない。

メールやメッセージなら内容を確認した上で、他の作業を含め優先順位を考え、返信することができます。今、やっている作業とどちらが緊急を要するかか考えた上で後回しにするか、すぐに対応するかを自分で決めることが出来ますが、電話にはそれができません。(もちろん、「後でかけ直すね」と伝える手もありますが)

逆に、予め時間と議題を指定してのテレカンファレンスは全く問題ありませんし、私から提案することも多いです。

こちらから電話をかけない理由も同じです。企業のサポートホットラインなど、電話にでるのが仕事で電話の前で待っている人にならいつでも電話をかけることができますが、そうでない場合は、相手が今何をしているか分からないのでできるだけ電話はしません。パスタが後1分で茹で上がるところかもしれないし、素敵な女性を口説き落としている最中かもしれないと考えてしまうと、おいそれと電話ができないのです。

もちろん、遠方に住む家族など声を聞きたい、聞かせたい相手は別です。電話はそのためにあると言ってもいい。

最近の若い子どもたちが、音声通話よりテキストメッセージをメインに使っているのは、時代が電話メインのコミュニケーションから、メッセージング中心に変わりつつあるのではないかと期待を込めて思っています。